فرم خام صورت جلسه

زمانی که با وجود تلاش‌های شما، پرسنل سازمان یکدل و هم‌هدف نمی‌شوند، یک ابزار قوی که انرژی دوباره به تیم می‌دهد برگزاری جلسات هفتگی است. این جلسات که بهتر است در روز اول هفته، در ابتدای روز و همیشه در زمان یکسان برگزار شوند، می‌تواند در قالب یک جلسه گروهی برای تمام پرسنل سازمان و یا در سطح مدیران ارشد و میانی باشد. همچنین برگزاری این جلسات هفتگی برای هریک از واحدها (به عنوان مثال واحد مالی، واحد فروش، واحد تولید و …) به همبستگی و هدفمند شدن اقدامات اعضای آن واحد کمک کند. حتی اگر مجموعه‌ای کوچک با یک یا دو نیروی انسانی دارید، باز هم برگزاری این جلسات ضروری است و آن را مختص به مجموعه‌های بزرگ ندانید.

در صورتی که به تنهایی کار می‌کنید هم، یک روز و ساعت ثابت در هفته به خودتان متعهد باشید و در یک جلسه مشخص، اقدمات هفته گذشته و اهداف پیش رو را بررسی کنید. باور داشته باشید که انجام همین یک اقدام، رشد مستمر کسب و کار شما را فراهم می‌کند.

در این جلسات نیازمند یک فرد با دقت بالا به عنوان دبیر جلسه هستیم تا صحبت تمام اعضا را ثبت کند، از انحراف جلسه به مباحث نامرتبط جلوگیری کند و در نهایت اقدام‌های پیش رو را دسته‌بندی و شفاف کند. شفاف کردن اقدامات به این معناست که دقیقا در فرم صورتجلسه ثبت شود که چه کاری، توسط چه کسی و به چه شکل و تا چه زمانی باید انجام شود.

پس از پایان جلسه دبیر جلسه موظف است صورتجلسه را در گروه مشترک پرسنل ارسال کرده، اقدامات افراد را در طول هفته پیگیری کند تا به اجرا برسند. در ابتدای جلسه بعد نیز، دبیر صورتجلسه را پرینت کرده، تمامی اقدامات را از اعضا پیگیری می‌کند. یادتان باشد به هنگام بررسی اقدام‌ها از پرسنل انتقاد نکنید و تنها علت عدم انجام را بپرسید و کمکشان کنید به اقدام نزدیک شوند. مثلا از آن‌ها بپرسید در هفته پیش رو به چه کمکی برای انجام این اقدام نیاز دارید؟ و یا چه مانعی باید حذف شود تا انجام این کار برای شما ممکن شود؟ پیش از بررسی اقدامات گذشته، تدوین اقدامات جدید را شروع نکنید.

با برگزاری مستمر جلسات هفتگی می‌توانید فرهنگ‌گزارش‌دهی و کنترل اقدامات را در سازمان نهادینه کنید.